■ 本报通讯员 尹洪涛

“以前查30个人的档案，得埋头翻一整天，还容易出错，现在一键检索，1小时就能搞定，零遗漏、零偏差。”日前，朔黄铁路黄大公司人力资源部档案管理员尹洪涛，一边操作人事档案管理系统，一边感慨数字化转型带来的巨变。

电脑屏幕上，电子档案目录台账清晰罗列，“三龄两历一身份”核心信息实时更新，ERP系统与人力资源管理系统数据同步联动，学历验证、材料移交等流程在线可溯，这是黄大公司人事档案智慧管理的日常写照。

人事档案是人才信息的“原始凭证”，更是人力资源科学决策的重要支撑。随着黄大公司业务拓展、人员流动频繁，300余卷职工档案的动态管理、数据同步、规范归档等难题日益凸显。人工翻阅检索效率低、信息核对易出错、系统数据不互通等痛点，成为制约人力资源工作提质增效的“拦路虎”。为此，黄大公司紧扣数字化转型要求，以“规范、精准、协同”为核心，深耕档案管理全流程优化，推动档案数据“活起来”、管理效能“提上来”。

此前，员工在职称评审、工龄核定等业务中，零散的纸质档案全靠人工逐页翻阅核对，不仅耗时费力，还常因标注不规范出现信息遗漏。针对这一痛点，该公司成立专项工作小组，梳理出10余项流程问题，建立“全面排查—分类建档—限期整改—复核销号”全闭环机制，聚焦核心信息逐卷核查，同步搭建标准化电子目录台账，实现档案管理从“人工翻阅”到“数字检索”的跨越。

“原来300卷档案需要3个人审核很久，现在2个人几小时就能高效完成，这系统好用，咱们大力推广。”人力资源部负责人尹轶看着系统里的电子台账，言语间满是认可。如今，单批次30名员工档案核查效率提升800%，截至目前，300余卷职工档案已完成全面审核，实现应审尽审、精准无误。

为杜绝虚假材料流入，黄大公司严格落实档案移交“双签字”机制，累计签署《人事档案接收材料审批登记表》800余份，实现全流程可追溯。针对学历、职称等关键材料，创新采用“线上验证报告+防伪标识”双重核验模式，联合多部门交叉复核。东营西中心线路工张磊在办理注册安全工程师奖励申领时，管理员及时发现其信息表疏漏，第一时间指导完善，让他顺利享受到激励政策，真切感受到规范管理带来的便利。

黄大公司制定《人事档案职责清单》，压实各部门归档责任，开展高层次奖励材料专项归档行动，梳理朔黄铁路及以上级别奖励目录，累计收集58份未归档奖励材料，同步更新职工特长标签，让荣誉有迹可循。同时，规范履历表填写全流程，编制标准化模板，完成281人次履历表审核归档，确保信息完整。“多年前的奖励被精准归档，既保障了权益，也让成长轨迹更完整，再也不用担心找档案难了。”综检中心班组长李钊栋的感慨，道出了补档工作的意义。

此前，人事档案、ERP、安全管理等系统各成体系，数据不同步，一次跨部门人员调配，核查1名员工信息至少需要20分钟。为此，黄大公司以档案数字化为基点，牵头推进多系统数据“破壁融合”，实现人员档案、岗位信息、培训记录等全维度数据同源同步。如今，单名员工信息查核时间压缩至1分钟内，效率提升20倍，真正实现人力资源工作精准高效。

从人工翻阅到数字检索，从分散管理到协同联动，黄大公司以信息化、精益化手段赋能档案管理工作，为人才队伍建设夯实数据根基，助力人力资源管理提质增效。